Mode d’emploi proposé par Marie ANS (CAFEL 27)

Cette fiche outil est largement inspiré de l’utilisation de Gmail comme outil d’archivage de la veille personnelle, qui est expliqué dans une vidéo du parcours CAFEL, que j’ai adapté pour une utilisation collaborative. J’ai moi-même mis en place cet outil dans l’organisme de formation où je travaille car nous avions de la difficulté à mettre en commun nos recherches et nos trouvailles. Et ça fonctionne !

veille-gmail   Objectif de l’outil : partager les résultats de sa veille (concurrentielle, technologique, politique…) en constituant une
base documentaire commune à la communauté. 

   Prérequis techniques : disposer d’une connexion internet 

   Temps nécessaire au paramétrage initial de l’outil : de 15 à 20 minutes selon le nombre de thématiques de
veille 

   Restriction : il ne peut pas y avoir plusieurs personnes connectées simultanément à la boite mail. C’est donc un outil
adapté dans un contexte de veille continue sur le long terme, mais qui ne l’est pas dans un contexte de veille
approfondie sur une courte durée. 


PROCEDURE D’UTILISATION DE L’OUTIL

 Préparation de l’outil :

1/Identifier lors d’un brainstorming les différentes thématiques de la veille collaborative

2/Identifier un administrateur de la veille qui exécutera les tâches suivantes :

  • L’administrateur crée une adresse Gmail
  • L’administrateur crée des libellés et des sous libellés qui correspondent aux thèmes et sous-thèmes identifiés lors du brainstorming
    • Pour créer des libellés, cliquez sur l’icône des réglages, puis sur Paramètres
    • Dans les paramètres, cliquez sur « Libellés » pour créer des nouveaux libellés.
  • L’administrateur transmet l’adresse email et le mot de passe à tous les membres de la communauté.

 Utilisation de l’outil pour archiver les articles, informations pertinentes de la veille :

 Vous avez trouvé de l’information sur le web que vous avez jugée fiable et pertinente, et vous souhaitez l’archiver dans la boite commune, voici comment procéder :

1/ Créez un nouveau message

2/ Adressez cet email à vous-même (c’est-à-dire à l’adresse email de la boite commune)

3/Si vous souhaitez alerter le reste de la communauté qu’un nouveau message a été archivé, mettez en copie les adresses emails des autres membres

4/ Dans le champ Objet, indiquez le titre de l’article ou de la page Web

5/ Dans le corps du message, indiquez les informations suivantes :

  • L’url de la page ou de l’article de l’article que vous souhaitez archiver
  • Indiquez ensuite la date de publication de l’article (Attention, pas la date du jour de votre archivage)
  • Indiquez votre nom pour que les autres membres sachent qui a posté l’information Décrivez ensuite en quelques lignes le résumé du contenu de l’article
  • Copiez ensuite l’intégralité de l’article et collez-le dans votre message (cela permet de conserver l’article même si la page internet est supprimée)

6/ Envoyez le message. Vous le verrez apparaître dans l’onglet « Principale » de la «Boite de réception »

7/ Sélectionnez le message et déplacez-le vers le dossier thématique qui lui correspond : en haut de page, plusieurs fonctions représentées par des icônes sont à votre disposition, cliquez sur celle représentée par un dossier (« Déplacer vers »).

Si l’article correspond à plusieurs thématiques :

  • Ouvrez le dossier dans lequel vous l’avez déplacé (à droite de la boite de réception) et retrouvez-le
  • Sélectionnez-le et cliquez cette fois ci sur l’icône en forme d’étiquette (« Libellés), puis cochez les thématiques supplémentaires qui correspondent à votre article. Le message sera affiché dans chaque dossier.

Si l’article ne se situe pas sur le web mais dans un document qui est sur votre poste de travail, procédez comme indiqué précédemment, mais au lieu de proposer une url, ajoutez le document en pièce jointe.

Pour effectuer une recherche dans la base d’archivage :

Deux solutions s’offrent à vous pour effectuer une recherche :

1/ Vous faites une recherche par thématique avec les libellés (dans la colonne de gauche)

2/ Vous faites une recherche avec le champ de recherche de la messagerie :

  • Entrez un mot clé dans la zone de recherche : la liste des messages contenant le mot clé est affichée.
  • Notez qu’en cliquant sur la petite flèche à droite du champ de recherche, vous pouvez affiner les critères de recherche

Conseils supplémentaires :

1/ Pour l’administrateur, avant d’envoyer l’adresse mail et le mot de passe aux autres membres de la communauté :

  • Créer un nouveau message où vous décrirez cette procédure
  • Envoyer le message et laissez-le dans la boite de réception principale. Ainsi tout nouveau membre de la communauté qui se connectera à la messagerie verra cet unique message dans la boite de réception ce qui lui permettra d’identifier rapidement la procédure.

2/ Si vous avez un compte Twitter commun, vous pouvez aussi utiliser l’onglet Réseaux sociaux pour que les tweets de comptes que vous suivez arrivent directement dans cette boite. Charge à vous d’identifier qui sera chargée de la procédure de tri.

3/ Vous pouvez aussi recenser vos sources dans l’outil en créant un nouveau message où chaque membre pour indiquer ses sources fiables en indiquant son nom, sa description, et l’url d’accès au site internet. Vous pourrez classer ce message soit dans la boite principale (avec le mail expliquant la procédure), soit dans un nouveau libellé que vous nommerez de façon à ce qu’il se situe en tout haut de la liste des libellés, ou tout en bas.